Copiar formato condicional

En Excel podemos agregar un formato condicional FORMULA a una celda

Ese formato lo podemos copiar en otras celdas a través de COPIAR FORMATO (brocha) y PEGAR FORMATO.

Cuidado con las referencias absolutas.

Ejemplo 1:

En un rango de celdas con valores numericos queremos destacar aquellas celdas en las que en las anteriores se haya acumulado un determinado valor, es decir, a partir de una celda X queremos que se vizualicen con una trama de un color si la suma de las anteriores han llegado a un numero dado, por ejemplo 100.

En la ultima celda (A101) del rango añadimos la siguiente formula en Formato Condicional:

=SUMA($A$1:A100)>=100

A esta celda le copio el formato y se la pego a todas las demas.

Ejemplo 2:
Tenemos dos columnas en una hoja de calculo donde vamos agregando en la primera tareas por hacer y en la segunda una "P" o una "H" segun si esa tarea esta pendiente o esta hecha.
Pues bien, deseamos que al teclear la H en la columna 1, donde esta la tarea a realizar, el relleno cambie de color, por ejemplo, verce.
Para resolverlo nos situamos en la celda donde esta la tarea, por ejemplo, "B2", seleccionamos la opcion Formato condicional y eligimos Resaltar reglas de celdas, despues Mas reglas, despues Utilice una formula ..., escribimos como formula B1="H" y eligimos formato con relleno verde y le damos a Aceptar.
Por ultimo copiamos el formato de esta celda, la brocha, y lo pego a todas las que desee.

Atajos con el teclado en Excel 2007

1) Insertar celdas: Pulsar las teclas “CTRL” y “+”.

3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma mas rápida seguramente es presionar “CTRL” y “ ' “ (apóstrofe).

4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la misma manera que en el truco numero 3, si presionamos “CTRL” y “D”, en la celda que se encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda inmediatamente a la izquierda.

5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que aparezca en negrita, la forma más eficiente es presionar “CTRL” y “N”.

6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra de herramientas es más rápido presionar “CTRL” y “S”.

7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (itálica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simultáneamente “CTRL” y “K”.

8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda seleccionada a “tachado”, simplemente presionemos “CTRL” y “5”.

9) Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad de entrar en el submenú “Formato de Celdas” presionando simultáneamente “CTRL” y “1”

10) Ocultar / Recuperar filas: La forma más simple de ocultar una fila es presionar “CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta la celda actual habrá “desaparecido”. Si la queremos recuperar, simplemente la combinación de teclas “CTRL”, “Mayús” y “8” la harán aparecer nuevamente.

11) Ocultar / Recuperar columnas: “CTRL” y “0” (cero).Cuando deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en simultaneo tres teclas: “CTRL”, “Mayús.” y “9”.

12) Insertar nueva hoja: “Mayús” y “F11”

13) Realizar una copia rápida de una hoja existente: Para reproducir una de las hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo y luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla horizontalmente con el mouse y la tecla “CTRL” presionada. Veremos que en el cursor del mouse aparece un signo “+”. Si la soltamos en ese momento, habremos creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo formato.

14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rápidamente, sin tener que pasar por todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla “Mayús.” y sin soltarla entrar en la opción [Archivo] del menú. Veremos que la opción [Cerrar] habrá cambiado a [Cerrar todo].

15) Insertar un comentario en una celda: Para ello, podemos pulsar simultáneamente “Mayús.” y “F2” dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.

16) Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una celda tenga más de un renglón. Para ello, escribimos los datos que deseemos y pulsamos “ALT” e “INTRO”, lo que hará que el cursor se desplace a una nueva línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir visualizar todo el texto de la celda.

17) Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar la tecla “Supr” se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.

18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rápidamente un mismo valor o texto en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y luego introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos “CTRL” e “INTRO” simultáneamente, y todo el rango tendrá el nuevo contenido.

19) Auto suma: “Mayús”, “Alt” y “=”, con el mismo efecto que si hubiéramos presionado el botón desaparecido (ver figura 3).

20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última orden o formato aplicado.

21) Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Si bien arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante rápido de una zona a otra de una planilla extensa, si además mantenemos pulsada la tecla “Mayús.” mientras se arrastra con el ratón la barra de desplazamiento, el movimiento será aun mas rápido.

22) Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas, muy grandes o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un conjunto de ellas “arrastrando” con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.

23) Recálculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el cálculo manual desde el menú [Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la opción [Manual], que nos permitirá hacer el cálculo cada vez que lo deseemos pulsando la tecla “F9”. Resulta útil para evitar confusiones dejar marcada la opción [Recalcular antes de guardar].

24) Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios (al azar) por medio de la función ALEATORIO(). Esta función devuelve un numero dentro del rango 0…..1. Multiplicando la fórmula ALEATORIO() por un número se obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estará comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si deseamos obtener números sin decimales, debemos cambiar el formato de la celda. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción [Pegado especial] del menú [Edición].

25) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera ágil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi todo el paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla
“Alt” y arrastramos el botón deseado hasta su nueva ubicación. En caso de querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos allí. Para recuperar o agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al menú [Ver/Barras de herramientas/Personalizar…]

26) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue automáticamente al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE11\XLSTART. De esta manera, el libro se abrirá automáticamente cada vez que iniciemos el programa, independientemente de cómo lo llamemos.

27) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solución al problema de obtener columnas no contiguas de idéntico ancho. Para obtener dos o mas columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 
1º) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 
2º) Con el cursor sobre ella elija Copiar. 
4º) Haga clic en la cabecera de la columna de destino y elija el comando Pegado especial. 
5º) Marque la opción Ancho de las columnas y presione Aceptar.

28) Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso, debido a que el carácter “/” se utiliza para la introducción de fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una fracción debemos cargar el número así: 0 2/5. En pantalla se verá 2/5, mientras que internamente el programa almacena 0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria.

Añadir complementos a Excel (Solver, Analilis de datos, ...

El complemento Solver es un programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) de Microsoft Office Excel que no está disponible cuando instalas Microsoft Office o Excel. Para utilizarlo en Excel primero lo debes cargar.

Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Opciones de Excel.
Haz clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, selecciona Complementos de Excel.
Haz clic en Ir.
En el cuadro Complementos disponibles, activa la casilla de verificación Complemento Solver y, a continuación, haz clic en Aceptar.
Sugerencia Si Complemento Solver no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles, haz clic en Examinar para buscar el complemento.

Si se te indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en el equipo, haz clic en Sí para instalarlo.

Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos.

Pagina con ejemplos de macros

Instrucciones y macros, descarga de ejemplos, manuales Excel , en este sitio:
http://es.geocities.com/lacibelesdepunilla/macros

Macro para aplicar color o texto a un rango de celdas

Esta macro rellena una determinada seleccion de celdas o rangos y mediante un boton aplicarles un determinado color o un determinado texto .

Para generar una rutina para un botón, lo mejor será que utilices la grabadora de macros (menú Herramientas, Macros, Grabar)

Realizá todos los pasos (selección, formato, texto, etc). Detené la grabadora y dentro del Editor, en un módulo tendrás tu rutina. (Si luego necesitas ayuda para ajustarla consultame nuevamente)

Ahora dibujá en tu hoja un botón de comando con la barra Formulario. Se te abrirá una ventana para que selecciones tu rutina.

Como ejemplo, te tiene que quedar una rutina similar a esta:

Sub Macro5()
'
' Macro5 Macro
' Macro grabada el 14/09/2007 por Elsamatilde
'
'color de fuente rojo
Selection.Font.ColorIndex = 3
'color de relleno celeste
Selection.Interior.ColorIndex = 34
'celda A5 con texto = MUESTRA
Range("A5").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "MUESTRA"
'seleccion de celda
Range("B5").Select
End Sub


Si te fijas en la primer instrucción dice: Selection.Font.ColorIndex = 3 y así con las demás.
Con eso estamos haciendo referencia a lo que tengas seleccionado al momento de presionar el botón.

Ahora solo falta definir cómo sabrá la macro qué texto colocar..... eso tendrás que decidirlo para ajustar la rutina.

Repetir accion en Excel

Cuando se quiere repetir la última acción como por ejemplo insertar una fila o columna, el primer paso es el normal click derecho en la fila o columna y luego insertar.

Ahora ha que tener en cuenta que la última acción fue la de insertar... aquí viene el truco: si se presiona F4 se repite la misma acción de insertar.

Resultado:
Este truco ahorra mucho trabajo ya que no solamente funciona con insertar, lo interesante es que funciona con cualquier cosa como aplicar formatos, bordes, sombras, etc. Luego de aplicar algo, se presiona F4 y se repite.

Cerrar todos los libros de Excel

Cerrar todos los libros abiertos.


Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente todos ellos con una sola operación. Para ello:

1 Haz clic en el Botón Office .

2 Haz clic en el botón Salir de Excel.

3 Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro.

Se cerrarán automáticamente todos los libros abiertos.

Proteccion de libros de Excel

Proteger libros de trabajo


Excel2007 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas.

Existen dos tipos de contraseñas:

Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña.

Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.

Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.

Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar el Botón Office.

Elegir la opción Guardar como...



Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .



Elegir la opción Opciones generales...

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar que te mostramos a continuación:



Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña para abrir o en el recuadro Contraseña de escritura dependiendo del tipo de contraseña.

Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.




Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha para confirmar la contraseña (es una forma de asegurarnos que la contraseña que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado).

Volver a escribir la contraseña en el recuadro.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.

Si no hemos escrito las dos veces la misma contraseña, Excel2007 nos pedirá volver a introducirla.

Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.



El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.




Si hemos utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y Aceptar.

Excel2007 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.

Si no conocemos la contraseña, Excel2007 no nos dejará abrirlo.




Si hemos utilizado una contraseña de escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y Aceptar.

Excel2007 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.

Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel2007 lo abrirá pero cualquier modificación se tendrá que guardar con otro nombre.



Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.

Tipos de errores en Excel

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.